Datenschutzerklärung Bestellerportal

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Bestellerportals des coderis-Vermittlers. Sie ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, die für den übrigen Besuch unserer Website gilt.

Das Bestellerportal richtet sich an Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Praxen, Fahrdienste und weitere Bestellerorganisationen sowie an berechtigte Fahrgäste und deren Angehörige. Es dient der Anlage, Vermittlung und Nachverfolgung von Krankentransporten, Krankenfahrten, Personentransporten sowie Sammel- und Verteilfahrten.

1. Verantwortlicher und Rollen

coderis GmbH
Kreisstraße 37
21445 Wulfsen, Deutschland
Telefon: +49 4173 2199 300
E-Mail: info@coderis.de
E-Mail Datenschutz: datenschutz@coderis.de

Soweit Sie im Portal Daten Ihrer Organisation, Ihrer Fahrgäste oder von Patientinnen und Patienten eingeben, ist regelmäßig Ihre Organisation (z. B. Klinik, Pflegeeinrichtung, Praxis oder Fahrdienst) die Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die coderis GmbH stellt das Portal bereit und verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO ausschließlich auf dokumentierte Weisung Ihrer Organisation. Die Datenschutzhinweise Ihrer Organisation gelten ergänzend.

Für die Bearbeitung von Zugangsanfragen, die Anmeldung am Portal und die technische Sicherheit des Betriebs ist die coderis GmbH Verantwortliche, soweit sie diese Daten nicht ausschließlich als Auftragsverarbeiterin verarbeitet.

Im Auftrag Ihrer Organisation werden die zur Durchführung des Transports erforderlichen Daten an den ausführenden Fahrdienst bzw. Betreiber übermittelt. Als Ausführender verarbeitet der Fahrdienst diese Daten in eigener Verantwortung; seine Datenschutzhinweise gelten ergänzend.

Ein Fahrdienst kann daher in zwei Rollen auftreten: Bestellt er selbst Transporte über das Portal, ist er Bestellerorganisation und Verantwortlicher im Sinne des vorstehenden ersten Absatzes. Führt er einen über das Portal vermittelten Transport aus, ist er Empfänger der Transportdaten und verarbeitet sie in eigener Verantwortung.

Soweit die coderis GmbH Ihre Daten als Auftragsverarbeiterin für Ihre Organisation verarbeitet, richten Sie Betroffenenanfragen bitte an Ihre Organisation. Wir unterstützen sie dabei im Rahmen unserer Auftragsverarbeitung.

2. Zweck des Bestellerportals

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihnen folgende Funktionen bereitzustellen:

• Anmeldung und Verwaltung Ihres Zugangs sowie Ihrer Organisation, Standorte und Berechtigungen
• Anlage, Änderung und Stornierung von Transportbestellungen
• Prüfung der Verfügbarkeit und Vermittlung an geeignete Fahrdienste bzw. Betreiber
• Nachverfolgung des Transportstatus und Kommunikation zum jeweiligen Transport
• Verwaltung von Fahrgästen und berechtigten Angehörigen, insbesondere bei Sammel- und Verteilfahrten
• Erfassung und Prüfung von Kostenträger- und Verordnungsdaten, einschließlich Muster 4 und Genehmigungen
• Bearbeitung von Zugangsanfragen und Einladungen
• Sicherheit, Missbrauchsschutz und Nachvollziehbarkeit des Betriebs

3. Verarbeitete Daten

3.1 Konto-, Organisations- und Zugangsdaten

• Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Rolle im Portal
• Organisation, Standorte, Einrichtungen und Berechtigungen
• Anmelde- und Sitzungsdaten sowie technische Zugriffsdaten
• Einladungs- und Zugangscodes

3.2 Bestell-, Transport- und Patientendaten

• Abhol- und Zieladresse, Wunschzeiten, Transportart und Fahrtrichtung
• Angaben zur Person, insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Krankenversicherungsdaten
• Angaben zum Versorgungskontext, zur Mobilität, zum Hilfebedarf, zur Sauerstoffversorgung und zum Infektionsstatus
• Kostenträger- und Verordnungsdaten, insbesondere Muster 4, Genehmigungen, Gültigkeitszeiträume und Kostenübernahme
• Status- und Verlaufsdaten des Transports, Kommunikation zum Transport und Nachweise

Hierbei können Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. Bitte geben Sie nur die Daten ein, die für den jeweiligen Transport tatsächlich erforderlich sind.

3.3 Fahrgast- und Angehörigendaten

• Name, Kontaktdaten und Zuordnung zu einem oder mehreren Fahrgästen
• Angaben zu Abwesenheiten, Meldungen und Beauftragungen
• Einladungs- und Zugangscodes für den Fahrgastbereich

3.4 Zugangsanfragen

• Organisation, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und gewünschte Transportarten
• Nachricht, Bestätigung der E-Mail-Adresse im Double-Opt-in-Verfahren und Bearbeitungsstatus

3.5 Technische Daten und Protokolle

• IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, Zeitpunkte und angeforderte Ressourcen
• Sitzungs-, Sicherheits- und Auditdaten zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Zugriffen

4. Rechtsgrundlagen

Bestell-, Transport-, Patienten- sowie Fahrgast- und Angehörigendaten einschließlich Gesundheitsdaten verarbeitet die coderis GmbH ausschließlich als Auftragsverarbeiterin auf dokumentierte Weisung Ihrer Organisation. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung, für Gesundheitsdaten insbesondere nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO, liegt bei Ihrer Organisation als Verantwortlicher; Einzelheiten finden Sie in deren Datenschutzhinweisen.

Für die eigene Verarbeitung der coderis GmbH (Zugangsanfragen, Konto und Anmeldung, Betriebssicherheit) gilt:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Bearbeitung Ihrer Zugangsanfrage als vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage sowie Erfüllung des Vertrags über die Nutzung des Portals, einschließlich Einrichtung und Verwaltung Ihres Zugangs.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Sicherheit, Missbrauchsschutz, technische Stabilität und Nachvollziehbarkeit des Betriebs.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

5. Empfänger der Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht:

• an den ausführenden Fahrdienst bzw. Betreiber und dessen eingesetztes KTW-System, soweit dies für die Durchführung des Transports erforderlich ist
• an von uns eingesetzte IT-Dienstleister für Hosting, Betrieb, Support und E-Mail-Versand, soweit sie als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind
• an Behörden oder Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine Weitergabe zu Werbe- oder Marketingzwecken findet nicht statt. Die coderis GmbH nutzt die im Portal verarbeiteten Daten nicht für eigene Werbezwecke. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

6. Cookies und lokale Speicherung

Das Bestellerportal verwendet keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und keine Drittanbieter-Skripte. Es werden keine Nutzerprofile gebildet und keine Daten zu Werbezwecken an Dritte übermittelt. Die folgenden Speicherungen sind für die Anmeldung, die Sicherheit und die von Ihnen gewünschte Bedienung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) oder werden ausschließlich durch Ihre Auswahl ausgelöst:

Ein dauerhaftes „Angemeldet bleiben“-Cookie setzen wir nicht ein. Da ausschließlich unbedingt erforderliche bzw. von Ihnen ausgelöste Speicherungen eingesetzt werden, ist kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich. Sie können Cookies und lokale Speicherung jederzeit in Ihren Browser-Einstellungen löschen; die Anmeldung ist dann erneut erforderlich.

7. Speicherdauer

• Portal-Sitzung: Das Sitzungs-Cookie endet spätestens nach 8 Stunden; die zentrale Anmeldung nach 10 Stunden Inaktivität bzw. spätestens nach 24 Stunden.
• Konto- und Organisationsdaten: für die Dauer der Nutzung des Portals; nach Beendigung werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Transport- und Patientendaten: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; anschließend werden sie gelöscht.
• Zugangsanfragen: abgelehnte oder abgelaufene Anfragen werden nach 90 Tagen gelöscht. Nach einer Freischaltung werden die Daten als Konto- und Organisationsdaten weiterverarbeitet.
• Audit- und Sicherheitsprotokolle: Sie werden nicht länger gespeichert, als es für Sicherheit und Nachweiszwecke erforderlich ist; die konkreten Fristen ergeben sich aus unserem Löschkonzept.
• Server-Logfiles: Es gelten ergänzend die Angaben in der allgemeinen Datenschutzerklärung.
• Backups: Sie werden nach den in unserem Löschkonzept festgelegten Fristen gelöscht.

8. Ort der Verarbeitung und Drittländer

Der Betrieb des Bestellerportals erfolgt auf Servern in Deutschland. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen. Soweit im Einzelfall ein Dienstleister außerhalb der EU bzw. des EWR eingesetzt wird, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und wird vorab bekannt gegeben.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Die im Portal angebotene Entscheidungshilfe zur Transportart ist regelbasiert und dient ausschließlich der Vorbereitung Ihrer Bestellung. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@coderis.de. Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die oder der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen), Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026